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Voyages professionnels: Quelles garanties demander à votre agence ?

Voyages professionnels: Quelles garanties demander à votre agence ?

Pour s’assurer d’une organisation sans faille et choisir le bon prestataire de voyages professionnels, voici quelques points à vérifier avant tout….

Dans la perspective d’un déplacement professionnel, recourir à une agence de voyages permet de s’assurer une certaine sérénité au niveau de l’organisation. Mais toutes les agences ne se valent pas en termes de garantie…

Au moment de faire son choix, il est judicieux de vérifier que l’organisme offre certaines garanties, afin de s’éviter des déconvenues. La première chose dont il faut s’assurer est que l’agence possède un numéro d’immatriculation. En effet, afin de protéger les consommateurs, la loi française impose à tous les opérateurs de s’immatriculer auprès d’Atout France, agence française de développement du tourisme. Sans cela, vendre hébergement et transport conjointement est illégal. On compte aujourd’hui plus de 7 000 opérateurs de voyage immatriculés en France.

Pour obtenir l’immatriculation, les agences sont tenues d’apporter des garanties financières. Calculées en fonction du chiffre d’affaires, celles-ci visent notamment à s’assurer que l’agence pourra rembourser ses clients en cas de problème. Mais aussi à limiter les risques de fraude et à éviter la prolifération des agences pirates, qui facturent les clients avant de disparaître dans la nature sans effectuer la prestation. Une commission s’occupe de vérifier scrupuleusement ces éléments avant d’accorder le droit d’exercice. En choisissant une agence immatriculée, on acquiert ainsi la certitude de travailler avec un partenaire fiable et l’on se prémunit contre les mauvaises surprises.

Choisir une agence dotée d’un bon réseau…

Mais l’immatriculation ne garantit pas à elle seule le sérieux de l’agence, elle ne fait qu’attester l’existence des garanties mentionnées plus haut. Une fois cette première vérification effectuée, un autre moyen de se faire un avis consiste à regarder les réseaux auxquels appartient l’agence. Et notamment à vérifier si celle-ci est membre de l’Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme (APST), une association qui rassemble plus de 3 000 professionnels de l’industrie. L’appartenance à l’APST marque un certain niveau de professionnalisme, et offre également la garantie que votre voyage professionnel se fera quoi qu’il advienne.

En effet, pour apporter les garanties financières qui permettent d’obtenir l’immatriculation, les agences ont plusieurs options. Une première possibilité consiste à recourir aux banques. En cas d’imprévu du côté de l’agence qui menacerait la tenue du voyage professionnel, celles-ci assurent un remboursement des frais engagés. La deuxième option est de se tourner vers l’APST. Celle-ci repose sur un maillage de professionnels du voyage qui lui permet d’assurer la prise en charge d’un déplacement en cas de défaillance de l’agence. Choisir une agence membre de l’APST, c’est donc s’assurer que le déplacement professionnel aura bel et bien lieu, quelles que soient les circonstances.

Autre précaution à prendre : vérifier si l’agence est membre d’un groupement d’intérêt économique, comme le CEDIV. Ce collectif d’indépendants, qui rassemble plus de 200 agences de voyages réparties sur le territoire français, tisse des liens avec de nombreux acteurs de l’industrie et permet à l’agence d’être plus facilement mise en relation avec des partenaires, d’obtenir des avantages tarifaires et d’avoir accès à des outils de réservation professionnels et efficaces. Autant d’éléments qui facilitent la mise en œuvre par l’agence des démarches relatives au déplacement, et ce à un prix compétitif. Une agence membre d’un tel réseau aura ainsi toutes les chances d’offrir des prestations de meilleure qualité et d’anticiper vos besoins, ce dont sont loin d’être capables tous les acteurs (seuls 23 % des voyageurs professionnels considèrent ainsi que leur agence de voyages se montre proactive).

De l’importance de la RC Pro

Il faut, enfin, penser à vérifier que l’agence est dotée d’une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Celle-ci permet de couvrir les dommages corporels, matériels et immatériels éventuels lors du voyage, jusqu’à un certain montant. Légalement obligatoire, elle constitue un filet de sécurité bienvenu dans le cas d’un voyage d’affaires. Au cours d’activités en plein air qui sortent du lot, comme la pêche au gros, la plongée sous-marine ou une course de quad dans le désert, un accident est vite arrivé, et ce type d’assurance permet de couvrir les dépenses au cas où un participant se blesse. Sans oublier la dégradation de biens matériels, qui peut vite s’avérer très onéreuse dans certains contextes, si l’on prévoit par exemple un événement dans un musée ou autre environnement rassemblant des objets rares ou précieux.

Au moment de choisir son agence de voyages professionnels, il est donc capital de s’assurer que celle-ci est bel et bien immatriculée auprès d’Atout France. L’appartenance de l’agence à certains réseaux de professionnels du voyage est un gage de qualité supplémentaire non négligeable. Il vaut enfin la peine de se renseigner sur les assurances souscrites par l’agence, afin d’avoir la certitude que les frais seront couverts en cas d’accident.

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